EkoYapı Dergisi - Ekolojik Yapılar ve Yerleşim Dergisi

Toplantıya Gitmek İçin Zaman Harcamayın Herşey Parmağınızın Ucunda

İş ararken sıklıkla karşılaşıyoruz “seyahat engeliniz var mı” sorusuyla. Çünkü birçok kurum ve kuruluş, gerek kurum içi gerekse de kurum dışında birileriyle sürekli görüşme halinde. Toplantı aynı şehir içindeyse yüksek ihtimal şirketin filo araçları devreye giriyor. Diğer seçenekler arasında ise taksi ya da nadiren de olsa toplu taşıma araçları var. Fakat toplantı şehir dışındaysa işler biraz karmaşık. Önce havalimanına ya da otobüs terminaline ulaşma mücadelesi vermek gerekiyor.

Bavullar, biletler, yetişecek miyiz kaygısı, hangi kapıdan gireceğiz, senin koltuk numaran kaç derken gideceğimiz şehre varıyoruz. Malumunuz, vakit az, toplu taşımayla kesin gecikiriz kaygısı yine taksi ya da kiralık bir araca yöneltiyor bizleri. Toplantı ülke dışında gerçekleşiyorsa bütün bu süreçler biraz daha uzayıp karmaşık hale geliyor. Tabii bütün bu sürecin geri dönüş için de geçerli olduğunu düşününce masraflar artıyor, zaman harcanıyor. Hele bir de çevre sorunlarına kafan yoran biriyseniz ve bütün ulaşım araçlarının fosil yakıt kullandığının farkındaysanız, birkaç saat sürecek olan bir toplantı için bu kadar çok şey feda etmeye değer mi diyebilirsiniz. Tabii, “uçak ya da otobüs benim için kalkmıyor ya, ben binmesem de gidecek zaten” diyebilirsiniz. O da sizin tercihiniz.

Ama günün sadece birkaç saatini geçireceğimiz toplantı için saatlerce yolculuk yapmak günümüzde gerçekten gerekli mi? Yoksa masa başında bilgisayarın bir tuşuyla her şeyi halletmek daha mı cazip? İnsanlarla yüz yüze, kanlı canlı görüşmek elbette ki etkili bir yöntem. Ama en azından kurum içi rutin toplantılar, için bile bu kadar çile çekmeye değer mi? Her geçen gün gelişen teknolojileri hayatımızın her alanına çabucak adapte edebildiğimiz günümüzde, iletişim teknolojilerine de yer vermek gerekiyor galiba. Evet, görüntülü konferans sisteminden bahsediyoruz.

Aslında çok yeni olan bir teknoloji değil. Voice over IP Teknolojisi (VoIP), ses hizmetlerinin standart internet trafiği ile entegrasyonunu mümkün kılan, son yıllarda kullanımı hızla artan, güvenilirliği kanıtlanmış ve maliyetleri düşüren bir haberleşme teknolojisi. Her ne kadar son yıllarda çok fazla kullanılıyor olsa da ilk kullanımı 90'lı yıllara dayanıyor.

Görüntülü konferans, farklı noktalardaki insanların bir araya gelerek yüz yüze görüşmek için birçok soruna katlanmak yerine, ofisinden diğer ofisteki insanlarla gerçek zamanlı olarak toplantı, eğitim, konferans yapabilme imkanları sunuyor. Ofisinizde kahve içerken dünyanın diğer ucundaki iş ortağınızla görüşebilme imkanı demek bu. Tabii sadece görüntülü konuşma ile sınırla kalan bir uygulama değil aslında. Ortak çalışma ve veri paylaşımı yani sunum yapma, teknik çizimler, bütçe dosyaları paylaşımını da gerçekleştirebiliyorsunuz. Hatta ortak çizim veya uygulamayı karşılıklı olarak kullanabiliyorsunuz.

Tabii görüntülü konferans sistemi sadece zaman ve harcamaların önüne geçmekle kalmıyor, toplantı yapabilmek amacıyla katlandığı birçok zahmetten kurtulan yöneticilerin moral bakımından çöküntüye uğramalarını da engellediği araştırma sonuçlarıyla ortaya çıkıyor. Mekân bağımlılığını da ortadan kaldıran görüntülü konferans sistemi, farklı noktalardan toplantılara katılabilme imkanı sağlaması ile de ilgi görüyor. Tabii bir de unutulmaması gereken bir şey daha var; toplantıya gidenlerin kaza riskleri de oldukça azalmış oluyor. Yurtdışında birçok kurum ve kuruluş bu yöntemi kullanarak zamandan ve masraflardan tasarruf yaparken ülkemizde özellikle Türk Telekom’un yaptığı uygulama ortaya çarpıcı rakamlar çıkartıyor. Türk Telekom, Ankara’da 1 ve İstanbul’da 2 lokasyonda kullanmaya başladığı telepresence sayesinde 15 ayda yaklaşık 10 bin uçuştan tasarruf etti. 1.331 toplantısını bu teknoloji ile gerçekleştiren Türk Telekom, 3 bin 397 saat telepresence sistemini kullanarak 10 bin 648 kişinin seyahat etmeden toplantı gerçekleştirmesini sağladı. Sizce de ortaya çıkan rakamlar çarpıcı değil mi?


Yorum yaz...

Teşekkür ederiz. Yorumunuz onaylandıktan sonra yayınlanacaktır.
Üzgünüm. Yorumunuz gönderilemedi. Lütfen tekrar deneyin.
  • (Yayınlanmayacak)