Orman Koruma ve Gözetim Zinciri - CoC(Chain of Custody)
Ormanların sertifikalandırılması, beraberinde ormandan çıkan ürünlerin de sertifikalandırılmasını getiriyor. Dünya genelinde birçok kuruluş, sertifikalı orman hammaddesini kullanan firmaların işleme süreçlerini denetleyerek firmayı sertifikalı hale getiriyor. Chain of Custody, yani Orman Koruma ve Gözetim Zinciri olarak adlandırılan sistem, temelinde sertifikalı orman ürünlerinin tüketiciye ulaşana kadar olan kısmını yönetimini içeriyor. Türkiye’de belgelendirme veren kuruluşlardan biri olan BM Trada firması Belgelendirme Müdürü Fadime Karagöz, firmaların belgelendirilmesi sürecinin nasıl işlediği anlatıyor.
Öncelikle CoC – Chain of Custody, yani Orman Koruma ve Gözetim Zinciri sisteminin ne olduğunu açıklar mısınız?
CoC, ISO 9001 ve benzeri yönetim sistemlerine benzetilebilir. Ancak orman ürünlerini kullanarak üretim yapan ve bu ürünleri tedarik eden firmalara yönelik hazırlanmış bir standart olduğunu unutmamak gerekiyor. Bu sistem, sertifikalandırılmış yani sürdürülebilir, iyi yönetilmiş ormanlardan elde edilen ürünlerin kullanımını gerektiriyor. CoC, yani Koruma ve Gözetim Zinciri, ham maddenin ormandan tüketiciye ulaşana kadar geçen işleme, dönüştürme, imalat ve dağıtım gibi tüm safhaları için uygulanabilen bir yönetim sistemi. CoC sertifikasyonu, belgeli orman ürünlerinin yine belgeli, iyi yönetilmiş ormanlardan geldiğini ve sıkı kontroller altında uygulanan belgelendirme ve etiketleme yöntemi ile bu ürünlerin tedarik zincirinin herhangi bir aşamasında belgeli olmayan orman ürünü ve kaynağı belli olmayan ürünler ile karışmayarak üretildiğini göstermeyi amaçlıyor.
CoC belgelendirmesi, aslında firmaların orman ürünlerini işleme sürecinde ne kadar hassas davrandıklarını göstermek için sık kullanılan yöntem herhalde? Hangi firmalar bu süreçten yararlanabiliyorlar?
Evet, şu anda dünyada bir orman ürününün iyi yönetilmiş bir kaynaktan sağlandığını göstermenin en geçerli yolu CoC yönetim sistemini kurmak. Tabii sadece kurmak yeterli değil, bu sistemi aynı zamanda sürekli uygulamak ve sistemin akredite bir belgelendirme kuruluşu vasıtasıyla belgelendirilmesi de gerekiyor. Yani her şeyin başında amaç aslında ormanların belgelendirilmesi, daha sonra da buradan ağacı işleme sürecinin belgelendirilmesi. Ama en temelinde dediğim gibi amaç, ormanların oradaki doğal hayatı koruyarak belgelendirilmesini sağlamak. Orman ürünlerinden elde edilen girdi kullanan tüm üretici ve toptan ticaret yapan kuruluşlar bu sertifikasyondan yararlanabilirler. Ayrıca, orman ürünlerinin kullanıldığı projelerin de FSC standartlarına göre belgelendirilmesi mümkün. Örneğin, bir inşaat firması, bir projesini FSC sertifikalı olarak gerçekleştirebilir.
Sertifikasyon süreci nasıl gerçekleşiyor?
FSC (Forest Stewardship Council) ve PEFC (Programme for the Endorsement of Forest Certification) bu konuda standartlar ve bu standartlara göre sertifikasyon faaliyeti gerçekleştirilmesi için alt yapı oluşturmuş sivil toplum örgütlerinden iki tanesi. CoC’ nin sertifikalandırılması, akredite belgelendirme kuruluşları tarafından gerçekleştiriliyor. Yani FSC ve PEFC kendisi sertifika vermiyor, böylelikle belirlemiş oldukları standartlar ile tarafsızlıklarını korumuş oluyorlar. Sadece, akredite belgelendirme kuruluşları tarafından belgelendirilen firmalar, FSC ve PEFC’nin web sayfasında güncel olarak yayınlanıyor.
FSC ve PEFC’den bahsedebilir misiniz?
Bu sivil toplum örgütleri, bünyelerinde, ahşap ve orman ürünleri konusunda faaliyet gösteren firma temsilcilerini, bazı ahşap birliklerini, özel orman sahiplerini, orman ürünleri belgelendirmesi yapan kuruluşları barındıran ve kar amacı gütmeyen sivil oluşumlardır. Bu konudaki çalışmaları 1990’lı yıllarda başlamış. Genel olarak amaçlarını özetleyecek olursak; tüm dünyadaki orman kaynaklarının doğru şekilde idare edilmesini sağlamak, bununla ilgili metotları belirlemek, standartları tarif edip bu standartların dünya genelindeki orman endüstrisi şemsiyesi altına giren tüm kuruluşları kapsayacak şekilde uygulandığını bağımsız ve akredite kuruluşlar vasıtasıyla denetlemek ve izlemek diyebiliriz.
Bu sertifikalara sahip olmak ne işe yarıyor?
Sertifikanın önemi, toplum bilinci ile paralel olarak artıyor. Son tüketici, kullandığı ürünün iyi yönetilmiş ve sürdürülebilir kaynaklardan geldiğini görmek istediği noktalarda, sertifikası olan firmalar avantaj kazanmış oluyorlar. Firmalar, sertifika ile birlikte bu markaları ve etiketlerini kullanma hakkına sahip oluyorlar. Bu sayede ürünlerinin yasal ve iyi idare edilmiş kaynaklardan geldiğini, gelecek nesillere ormanların sağlıklı bir şekilde devredilmesi için çaba gösterdiklerini kanıtlıyor ve bu konuda prestij kazanıyorlar.
Bir firmanın FSC ya da PEFC CoC sertifikası alması için neler yapması gerekiyor?
Sertifika almak isteyen firmalar, öncelikle bu sistemlerin standartlarını FSC veya PEFC web sayfalarından ücretsiz olarak alabilirler. Standartlarda, belge alınabilmesi için uygulanması gereken şartlar yer alıyor. Genel olarak şartları özetlemek gerekirse; CoC yönetim sistemini uygulamak isteyen bir organizasyonun ilk yapması gereken, kritik kontrol noktalarını tespit etmektir. Kritik kontrol noktası, sertifikalı ürünlerle sertifikalı olmayan girdi/ürünlerin birbirine karışma risklerinin olduğu noktalardır. Bütün bu noktalar kontrol altına alınarak karışımın olmayacağı garanti edilmelidir. Sertifikalı ve sertifikasız girdi/ürünlerin karışımı genellikle, ham madde satın alımında, mal kabulü ve üretim planlaması sırasında, stok yönetiminde ve satış faaliyetlerinde karşımıza çıkabilir. Sertifikalı ve sertifikasız girdi/ürünlerin birbirlerine karışmasını önlemenin en kolay yollarında birisi, ürünün net olarak kimliğinin tespit edilmesi ve tanımlanmasıdır. Sertifikalı ormandan/kaynaktan gelen ürünler net olarak tanımlanmalı ve tanımlama ile ilgili metot dokümante edilmeli. Tüm yönetim sistemlerinde olduğu gibi, doküman ve kayıt kontrolü CoC sisteminin de en temel parçalarındandır. Tanımlanmış tüm kritik kontrol süreçlerinin uygulamasını tarif eden dokümantasyon oluşturulması gerekiyor. Girdilerin hangi kaynaktan ve hangi miktarlarda geldiğini gösteren muhasebe kayıtları ve üretime ilişkin kayıtlar tutulmalı ve en az 5 yıl süre ile saklanmalı.
Bütün bu süreçlerin işlemesi için personelin de bu konuda eğitimli olması gerektiği sonucu çıkıyor ortaya.
Evet, eğitim konusu önemli bir konu. Personel, kritik kontrol noktalarının uygulamasında görev aldığı için, sistemin doğru şekilde işleyişi adına tüm yönetim sistemlerinde olduğu gibi, burada da önemli. Öncelikle, bu sistemi uyguluyor olmanın dünyaya nasıl bir katkı sağladığı konusunda bilincin oluşması gerekiyor. İkinci nokta ise, standartların şartlarına karşılık, firmada belirlenen metotların uygulamalarına ilişkin bilincin oluşması gerekiyor. Sertifikayı almak isteyen firmanın bütün çalışanlarının CoC sistemi içersindeki sorumlulukları belirlenmelidir ve bu sorumluluklar personele anlatılmalı.
CoC sisteminin tam olarak işlemesi için dikkat edilmesi gereken önemli noktalar nelerdir?
Genel olarak değerlendirecek olursak, önemli iki konu var. Bunlar, iyi bir izlenebilirlik ve iyi bir muhasebe altyapısı. Eğer firmada uygulanan bir Kalite Yönetim Sistemi mevcut ise standartlara adaptasyon süreci çalışanlar açısından da daha kolay oluyor. Gerçekleştirilen üretimin karmaşıklığına göre, bazı üreticiler ERP programları kullanıyor. Etkin kullanılan ERP programları da bu sistemlerin uygulanmasında çok büyük yardımcı. Bildiğiniz gibi, yönetim sistemi denetimleri dokümanlar ve kayıtlar üzerinden gerçekleştirilir. Dolayısıyla, kayıtların ulaşılabilir, okunabilir, uygun koşullarda muhafaza edilmiş olması da önemli bir nokta.
Son dönemlerde proje bazlı sertifikalama konusu da gündemde…
Evet, proje belgelendirmesi de çok önemli bir konu. Mesela bir firma, bir yerde ev yapıyorum ve bu evleri FSC sertifikalı yapmak istiyorum diyebilir. Bu durumda firma, o evleri yaparken orada kullanılacak orman kaynaklı malzemeleri sertifikalı kullanması gerekiyor. Şu anda ülkemizde çok bilinen bir konu değil.
Çok sık karşılaştığınız sorular neler?
Özellikle merak edilen ve yanlış anlaşılan birkaç konu var. Örneğin, sertifika alan bir kuruluşun ürettiği tüm ürünler için bu sertifikayı kullanabileceği konusunda yanlış anlaşılmalar var. Firmalar FSC veya PEFC Coc sertifikası aldıktan sonra, sadece üretiminde sertifikalı girdi kullandıkları ürünlerinin satışını sertifikalı olarak yapabilirler. Zaten, standart gereği sertifikalı ve sertifikasız ürünlerini ayırmak durumundadırlar. Yani girdisi sertifikalı olmayan bir ürün sertifikalı olarak satılamaz. İkinci bir konu ise, bir ürünün üretiminde kullanılan tüm girdilerin sertifikalı olup olmayacağı konusudur. Öncelikle şu ayrımı yapmamız gerekiyor. FSC veya PEFC Coc sertifikası, orman kaynaklı ürünlerin üretimi veya satışı için alınabilecek bir sertifikadır. Dolayısıyla, Coc sistemi bir ürün içindeki orman kaynaklı girdiler için kurulmalı ve uygulanmalıdır. Ürünün içindeki orman kaynaklı girdilerin ne kadarının sertifikalı olması gerektiği konusunda ise, FSC ve PEFC’nin standartları içinde belirli kurallar tanımlanmıştır. Firmalar bu kurallara göre uygulama yapmalıdır.
Siz, sertifika sürecinde firma ile nasıl bir iletişim kuruyorsunuz?
Önce müşterimizden bazı bilgiler talep ediyoruz, müşteriyi tanımak, faaliyetini anlayabilmek ve etkin bir denetim planlayabilmek için. Sözleşme imzalanması aşamasından sonra, müşterinin sistemi denetim için hazır ise, mutabık kalınan bir tarihte müşteri sahasında denetim gerçekleştiriliyor. Denetimde, standart şartları kapsamındaki faaliyetler ve bu faaliyetlerin gerçekleştirildiği alanlar denetlenir ve denetim raporu oluşturulur. Denetim raporu, değerlendirilmek üzere BM Trada İngiltere’ye gönderilir. Rapor değerlendirme aşamasından sonra, FSC veya PEFC sertifikası yayınlanır. Ayrıca sertifika alan kuruluş FSC / PEFC web sayfasında veri tabanına işlenir. Sertifikası yayınlanan firmalar, lisans numarası alarak FSC / PEFC logosunu ürünleri üzerinde kullanmaya başlayabilirler. Sertifikaların 5 yıl geçerliliği vardır. Her yıl, gözetim denetimi dediğimiz denetimlerde, firmaların, sistemi uygulama durumları değerlendirilir. Bu denetimlerde herhangi bir problemle karşılaşılmaz ise, sertifika 5 yıl geçerliliğini korur. 5 yıl tamamlandıktan sonra, firma talep ederse ikinci bir 5 yıl için sözleşme imzalanır.
Peki, bu noktada sertifikayı veren kurum nasıl denetleniyor?
Biz belgelendirdiğimiz kuruluşları yılda bir denetliyoruz. Aynı şekilde bizler de gerek FSC gerekse de diğer akreditasyon kuruluşları tarafından denetleniyoruz. Bu denetimlerde, belgelendirme kuruluşunun Kalite Yönetim Sistemi denetleniyor. Denetimlerin planlanması, denetimlerin gerçekleştirilmesi, denetim raporunun değerlendirilmesine ilişkin uygulamalarımız denetim ekibi tarafından kontrol ediliyor. Buradaki önemli nokta, denetimlerin ne kadar etkin yapıldığıdır. Denetimlerin etkinliği ise denetim raporlarındaki bulgular ile değerlendirilir. Denetim raporlarında, firmanın “sistemi ve uygulamaları uygundur” ifadesi yeterli değildir. Bulgularınızla bu uygunluğu ispat etmek durumundasınız. Aynı zamanda, denetim ekibi ile birlikte herhangi bir firmada tanık denetim dediğimiz bir denetim gerçekleştirilir. Bu denetimlerde de denetçinin denetim performansı değerlendirilir.
Şimdi Türkiye’de sertifika alan firmalar, orman ürünlerini yurt dışından getirmek zorunda çünkü bildiğim kadarı ile Türkiye’de sertifikalı orman yok? Bu durumda fazladan enerji tüketimi, mali kayıplar gibi sonuçlar çıkıyor ortaya. Bu konuda ne düşünüyorsunuz?
Evet, Türkiye’de sertifikalı orman yok. Bu durumda firmalar girdilerini yurt dışından almak zorunda kalıyor. Bu, hem maliyetleri yükseltiyor hem de orman ürününün taşınması için harcanan enerjinin artmasına neden oluyor. Bu durum tabi ki ülkemizdeki üreticiler için bir sıkıntı. Fakat Çevre ve Orman Bakanlığı bu konu ile ilgili çalışmalar yürütüyor. Bir pilot bölgede çalışmalara başlandığına dair bilgiler alıyoruz. Ormanların belgelendirilmesi, tedarik zincirindeki firmaların belgelendirilmesi gibi kolay ve kısa sürecek bir süreç değil. Ormanın illegal yollardan hasadının yapılmaması, genetiğinin değiştirilmemesi, orman içinde doğal yaşamın korunması, sürdürülebilirliğinin sağlanması gibi bazı kriterler söz konusu. Neticede Çevre ve Orman Bakanlığının bu konuda bir çalışma başlatması da çok önemli.